La Ville de Saint-Amable reconnaît l’apport important des organismes sans but lucratif, ainsi que celui des regroupements de milieu ayant une mission dans sa ville, et ce, dans le champ du loisir communautaire, social, culturel, patrimonial et sportif. Afin de pouvoir leur apporter une aide financière directe ou en mettant à leur disposition des ressources humaines ou matérielles qui se traduisent par des services ou une aide technique.

Cette politique a pour objectif d’établir les paramètres qui permettront d’analyser objectivement les demandes d’assistance des organismes sans but lucratif et regroupements du milieu reconnus par laVille. Elle permettra d’assurer l’équité dans l’attribution des ressources disponibles, en considérant les objectifs des intervenants du milieu et les objectifs de support de la Ville, selon les politiques municipales en vigueur. De plus, cette politique permettra aux intervenants de la Ville de connaître les buts, objectifs et mission des organismes du milieu.

La politique de reconnaissance et de soutien aux organismes et regroupements de milieu a pour but de reconnaître le travail fait par les bénévoles regroupés en comités ou organismes sans but lucratif, oeuvrant à améliorer la qualité de vie des citoyens de la Ville de Saint-Amable, et ce, en soutenant leurs actions. Celleci permettra d’intensifier le partenariat déjà existant entre eux et de redéfinir les conditions permettant de bénéficier du soutien municipal.

Considérant l’importance grandissante du nombre de demandes et l`impossibilité pour la Ville de répondre à tous les besoins, les ressources humaines, financières et matérielles étant limitées; les activités et les groupes qui offrent leurs services en priorité aux citoyens Amabliens, notamment ceux qui encouragent les activités adaptées à la famille, seront avantagés de même que les regroupements favorisant le bénévolat et le partenariat.

Le Service veille à maintenir une pratique de loisirs de qualité, et ce, par un encadrement humain et physique respectueux des règles et de l’art. Le service s’assure que les activités de loisirs se réalisent dans un cadre sécuritaire.

Politique d'accréditation des organismes (PDF)

Annexe 1 - Formulaire de demande d'accréditation municipale

Annexe 2 - Consentement à des vérifications par les corps de police

Annexe 3 - Outils de communication pour les organismes accrédités

Annexe 4 - Inventaire des locaux et des terrains sportifs

Annexe 5 - Prêt d'équipements

Annexe 6 - Tableau synthèse du soutien offert

Annexe 7 - Règles à suivre pour l'utilisation des salles

Annexe 8 - Demande de réservation de salles ou terrains sportifs

Annexe 9 - Demande de support aux événements ou projets spéciaux

 

Objectifs généraux

• Appuyer les efforts des bénévoles à l’intérieur des organismes de loisir et soutenir le développement du loisir culturel, communautaire, sportif, social et patrimonial ;
• Favoriser l’implication citoyenne au développement du loisir dans leur milieu, tout en misant sur l’initiative et la créativité ;
• Définir clairement les engagements réciproques entre les organismes et la Ville ;
• Permettre aux différents regroupements de citoyens de la Ville de réunir les conditions nécessaires à la prise en charge de leurs activités de loisirs et de certaines activités ou événements à caractère communautaires ;
• Définir par catégorie les organismes auxquels s’adressent la présente politique et les différentes ressources mises à leur disposition ;
• Assurer l’équité et l’impartialité dans l’attribution des ressources et des services disponibles, en fonction des priorités de la Ville en matière de reconnaissance et de soutien aux organismes en fournissant un encadrement administratif précis et connu de tous les intervenants ;
• Exercer un leadership favorisant la concertation de l’ensemble des acteurs du milieu.

 

Objectifs spécifiques

• Déterminer les organismes à qui la Ville peut offrir une reconnaissance et un soutien en établissant une classification des organismes reconnus par celle-ci ;
• Établir le type et le niveau de soutien offert selon la classification de reconnaissance de l’organisme ;
• Définir les critères, exigences et procédures relatives à la reconnaissance de l’organisme.

 

Définition et catégorie d'organismes et regroupements du milieu

Leurs rôles consistent principalement à l’organisation et à la réalisation d’activités, selon les buts et principes décrits dans leur charte, à l’intérieur de la communauté. Il est important de noter que chacun des organismes existants demeure, en tout temps, entièrement responsable des activités qu’ils organisent et réalisent.

DÉFINITION

Organisme à but non lucratif : Organisme sans but lucratif incorporé selon la loi sur les compagnies ( L.R.Q., chapitre C-38); ou Organisme enregistré sans but lucratif en vertu de la loi sur les clubs de récréation (L.R.Q., C-23).

Regroupement de milieu : Ensemble de citoyens de Saint-Amable pratiquant une activité commune sportive ou de loisir, sans caractère lucratif; ou Ensemble de citoyens de Saint-Amable mettant sur pied une activité, sans caractère lucratif, au bénéfice d’une clientèle cible, résidante de Saint-Amable. Ils prennent naissance selon les besoins ressentis par un groupe d’individus qui éprouvent un besoin commun. Qu’elles que soient les activités offertes, ils ont tous suivi un cheminement plus ou moins identique qui se décrit comme suit :

• Identification d'un intérêt commun ;
• Planification de l'activité (objectifs) ;
• Structuration de l'activité (règles de fonctionnement) ;
• Opérations (horaires, inscriptions, etc.).

 

TYPES DE CLIENTÈLE

Les organismes de catégorie jeune offrent des activités s’adressant exclusivement à des personnes âgées de moins de 18 ans.

Les organismes de catégorie famille offrent des activités s’adressant à des personnes qui entretiennent entre elles une relation intergénérationnelle et un lien d’autorité parentale.

Les organismes de catégorie adulte offrent des activités s’adressant exclusivement à des personnes âgées de 18 ans et plus.

Les organismes de catégorie aîné offrent des activités s’adressant à des personnes de 55 ans et plus.

Les organismes de catégorie caritative offrent des services d’assistance et de secours aux plus démunis.

 

CATÉGORIES D'ORGANISMES

Les organismes culturels offrent des activités qui font appel aux capacités de création, de diffusion et de conservation des trois groupes de manifestation qu’est l’art, le langage et la technique. La culture comprend les arts visuels, les arts de la scène, le patrimoine, l’histoire, la muséologie, les métiers d’art, la littérature et les arts médiatiques.

Les organismes sportifs offrent une pratique d’activités physiques qui font appel à des aptitudes et habiletés physiques et techniques nécessitant un équipement et des installations spécifiques et qui s’exercent sous la forme de compétition organisée suivant des règles reconnues.

Les organismes communautaires récréatifs offrent une pratique d’activités de temps libre dans un but de divertissement, de détente, de plaisir et qui mettent en valeur la notion d’hédonisme.

Les organismes communautaires en matière de développement social regroupent l’ensemble des approches et des façons de faire qui permettent aux citoyens de participer activement à la vie en société en améliorant leurs conditions de vie et en souscrivant au développement du potentiel des individus et de la collectivité.

Les organismes mandataires sont des organismes qui par leur action offrent un service que le Service des loisirs tient de façon importante à voir être offert à ces citoyens. Ces organismes peuvent être mandatés pour offrir une programmation ou pour développer un champ d’activités. Le Service des loisirs entend donner prépondérance à ces organismes mandataires et précisera sa forme de soutien par un protocole d’entente signé par les deux parties. Il y référa toute personne souhaitant doubler leur action dans le milieu. Il s’engage également à ne pas soutenir leur action mais plutôt à favoriser leur concertation et/ou leur fusion avec l’organisme mandataire.

 

Critères généraux d'admission

La reconnaissance d’un organisme par la Ville de Saint-Amable implique des obligations aux deux parties.

AU NIVEAU ADMINISTRATIF

• Être un organisme à but non lucratif dûment incorporé ou enregistré, ou être en voie de l’être ;
• Oeuvrer sur le territoire de la Ville de Saint-Amable (exception faite pour les ententes intermunicipales);
• Avoir son siège social à Saint-Amable ou offrir l’activité égalitaire aux résidants de Saint-Amable selon des ententes intermunicipales.
• Se conformer à des obligations de transparence dans son fonctionnement administratif, tel que :

               - Détenir des règlements généraux à jour ;

               - Détenir un bilan annuel des activités de l’organisme ;

               - Détenir des États financiers selon les principes comptables généralement reconnus ;

               - Être régi par un conseil d’administration ouvert à tous les membres - Assemblée générale (trois personnes minimum et les fonctions qui doivent être obligatoirement attribuées sont celles de président et de secrétaire) ;

               - Il est fortement recommandé de détenir une assurance responsabilité civile ;

               - Remplir le formulaire de « demande d’accréditation municipale – annexe 1 » ;

               - *Filtrage des employés et bénévoles « consentement à des vérifications par les corps de police - annexe 2 » ;

               - Tous autres documents jugés pertinents.

*Le filtrage des employés et bénévoles consiste à la vérification du dossier judiciaire (casier, judiciaire, accusations, pardon, etc.) d’un bénévole/employé permettant à l’organisme d’identifier un danger potentiellement préjudiciable pour sa clientèle vulnérable lors du processus de sélection.

 

AU NIVEAU DE L'INTERVENTION

• Euvrer dans un des champs du loisir communautaire, social, culturel, patrimonial et sportif ;
• Offrir des activités ou des services qui sont cohérents à la mission de l’organisme ;
• Démontrer sa capacité de prise en charge et d’autofinancement ;
• Être accessible à la participation des résidants de Saint-Amable ;
• Privilégier les résidants de Saint-Amable (exception faite pour les ententes intermunicipales) ;
• Tenir ces activités sur le territoire de la Ville (exception faite pour les ententes intermunicipales) ;
• Pour les organismes sportifs, offrir obligatoirement une pratique de niveau initiation et récréation ;
• Éviter tout dédoublement d’activités pouvant être offertes par d’autres organismes reconnus.

 

REGROUPEMENT DE MILIEU

• Ne pas poursuivre un objectif lucratif ;
• Soumettre les objectifs et la clientèle visée par le regroupement du milieu ;
• Organiser et offrir des activités répondant aux goûts et aspirations du milieu ;
• Les membres dirigeants du regroupement/initiative du milieu doivent provenir de la Ville de Saint-Amable ;
• Rendre accessible le leadership à tous les citoyens de la Ville de Saint-Amable ;
• Fournir chaque année, au Service des loisirs, la liste des membres dirigeants et leurs coordonnées complètes ;
• Il est fortement recommandé de détenir une assurance responsabilité civile.

 

Procédure de demande de reconnaissance

Note : Pour les organismes requérant le statut de mandataire, l’ensemble de la procédure mènera à la signature d’un protocole d’entente négocié avec la direction du Service des loisirs récréatifs et communautaires inspiré des critères et exigences de la présente politique.

1. Compléter et acheminer le formulaire (Annexe 1). Lorsque l’organisme répond aux critères généraux de reconnaissance, elle doit compléter le formulaire de demande prévu à cet effet et le faire parvenir à la direction du Service des loisirs récréatifs et communautaires.

2. Étude de la demande. La direction du Service des loisirs récréatifs et communautaires procédera à l’étude du dossier de l’organisme.

3. Réponse de la demande. Après étude du dossier, la direction du Service des loisirs récréatifs et communautaires acheminera par écrit la réponse à l’organisme.

4. Durée de la reconnaissance. Le statut de reconnaissance demeure valide tant que les critères et les exigences sont satisfaits, de même que les mises à jour des dossiers de l’organisme.

 

Exigences relatives au statut de reconnaissance

Les organismes reconnus doivent se conformer à des exigences générales lors de l’octroi de leur statut de reconnaissance. Les organismes mandataires doivent se référer aux exigences détaillées dans le protocole d’entente.

EXIGENCES GÉNÉRALES

• Fournir une copie des lettres patentes de l’organisme et des règlements généraux ;
• Fournir un bilan des activités ;
• Fournir des états financiers ;
• Accepter qu’un représentant du Service des loisirs assiste occasionnellement à titre d’observateur aux réunions du CA ;
• Fournir une liste à jour des membres du CA ;
• Faire connaître un mois à l’avance la date de l’assemblée générale annuelle à ses membres et à la Ville ;
• Informer la Ville de tout changement au CA, siège social ou règlements généraux ;
• Fournir une résolution du CA engageant l’organisme à respecter les critères et exigences reliés au statut de reconnaissance contenu dans la présente politique ;
• Fournir une copie du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle et des assemblées spéciales ;
• Se conformer à ce que 80% des participants soient de la Ville de Saint-Amable (exception faite pour les ententes intermunicipales) ;
• Procéder au filtrage des candidats qui oeuvrent auprès des personnes vulnérables.

 

Description des types de soutien

Ces différentes mesures de support sont disponibles selon une priorité établie à chacun des types de soutien et selon les ressources disponibles. Les délais de réponse des services offerts par le Service des loisirs dépendent de la disponibilité du personnel, du volume des demandes et du délai d’avis par le demandeur.

Le Service des loisirs fera tout en son pouvoir pour satisfaire le demandeur mais ne peut s’engager à garantir le service demandé dans les délais demandés. En cas d’incapacité pour le Service des loisirs d’offrir le service demandé ou de retard prévu, le demandeur sera avisé par le répondant du Service des loisirs.

 

SOUTIEN À LA PROMOTION

La Ville de Saint-Amable offre aux organismes et regroupements du territoire, la possibilité de promouvoir leurs services et activités offerts dans ses outils de communication. Pour bénéficier de la visibilité offerte par chacun des outils de communication, les organismes ou regroupements sont invités à suivre les procédures mentionnées au document « annexe 3 - outils de communication municipaux » et en accepter les conditions d’utilisation telles qu’établies par la Ville.

 

Il existe six types de ressources qui sont détaillées dans les points qui suivent à savoir :

• Parution d’information dans l’Amablien ;
• Parution d’information dans la programmation des loisirs ;
• Parution d’information dans la chronique municipale ;
• Parution d’information sur le site internet de la Ville ;
• Fil des nouvelles ;
• Affichages.

Pour connaître les procédures de ce soutien, veuillez vous référer au document intitulé « annexe 3 - outils de communication municipaux ».

 

SOUTIEN PROFESSIONNEL

• Accompagnement des organismes dans la réalisation de leurs activités en leur offrant des services conseils , tel que :

               - Consultation et concertation ;

               - Programmation ;

               - Financement ;

               - Communication, information, publicité et promotion ;

               - Résolution de problèmes ;

               - Formation ;

               - Conception, planification et organisation d'activités et d'événements ;

               - Administration et comptabilité ;

               - Budget ;

               - Aménagement d'infrastructure ;

               - Vie démocratique des organismes à but non lucratif.

• Formation annuelle des membres du conseil d’administration.

 

SOUTIEN TECHNIQUE

• Service de photocopies (une quantité est offerte gratuitement annuellement) ;
• Nous mettons à la disposition des organismes de la documentation techniques et des outils de référence ;
• Gestion des inscriptions par internet avec le logiciel proloc du Service des loisirs ;
• Demande spéciale : service de transport d’équipements sur le territoire offert lors d’événements spéciaux, sous réserve de l’approbation préalable du Service des loisirs récréatifs et communautaires.

 

SOUTIEN PHYSIQUE

• Soutien ayant pour but d’offrir aux organismes des plateaux appartenant à la Ville ou à ses partenaires selon les dispositions des protocoles d’entente en vigueur pour la réalisation de leurs activités « inventaire des locaux et des terrains sportifs – annexe 4 » ;
• Un inventaire des équipements est disponible en « prêt d’équipement - annexe 5 ».

 

Conditions :

• La procédure de réservation ainsi que la liste des responsabilités qui incombent aux organismes seront transmises une fois l’an, pour le Centre communautaire et le Chalet du parc le Rocher. Pour tous les autres plateaux, suivre la procédure au 8.4.2 ;
• Des priorités d’utilisation sont définies par types d’organismes et sont déterminées selon les plages horaires en « tableau synthèse du soutien offert – annexe 6 » ;
• Les règlements concernant les locaux sont décrits à « règles à suivre pour l’utilisation des salles – annexe 7 » ;
• L’accès de certains locaux est permis pour la tenue de réunions du conseil d’administration, d’assemblées générales, pour la formation des bénévoles et pour la tenue d’activités communautaires ;
• Certains organismes bénéficient gratuitement d’espaces d’entreposage pour leurs équipements dans les locaux appartenant à la Ville. Considérant le peu d’espace disponible, les organismes familles, aînés et jeunesse seront priorisés. L’attribution des espaces se fera en fonction des ressources disponibles et par classification « tableau synthèse du soutien offert – annexe 6 ».

 

ORDRE DE PRIORITÉ

1) La Ville de Saint-Amable

2) Les organismes reconnus pour jeune, famille ou aîné

3) Les organismes reconnus caritative

4) Les organismes reconnus pour adulte ou regroupement de milieu

5) Les organismes à but non lucratif local

6) Les organismes à but non lucratif régional

7) Les organismes privés ou le citoyen (certaines restrictions s’appliquent)

 

PROCÉDURE DE RÉSERVATION (sauf Centre communautaire et Chalet du parc le Rocher)

Pour les activités régulières s’échelonnant sur plusieurs semaines (ateliers, rencontres régulières du CA, répétitions).

• Remplir le formulaire « Demande de réservation- annexe 8 » et le faire parvenir au régisseur répondant. L’utilisation du courrier électronique est privilégiée, mais il est également possible de se présenter à la réception du Service des loisirs située à la bibliothèque municipale au 575 rue Principale aux heures d’ouverture ;
• L’organisme doit s’assurer de faire ses demandes à chaque session et de les faire parvenir au régisseur répondant selon les dates du calendrier annuel correspondant à la saison. De façon approximative, il s’agit :
  
              - avant le 15 juin pour la session automne (15 septembre au 15 janvier)
  
              - avant le 15 novembre pour la session hiver (15 janvier au 15 avril)
  
              - avant le 15 janvier pour la session printemps (15 avril au 15 mai)
  
              - avant le 15 avril pour la session été (15 mai au 15 septembre)
• Par la suite, les demandes de réservation seront traitées en fonction de l’ordre de priorité établie précédemment en cas de conflit d’horaire et de lieu ;
• Le régisseur répondant fera un suivi de la demande dans un délai de quinze (15) jours ouvrables après les dates limites de demande de réservation ;
• Une fois la réservation confirmée, il est possible d’effectuer certaines modifications en communiquant par téléphone au 450- 649-3555 # 257.

 

PROCÉDURE DE RÉSERVATION (sauf Centre communautaire et Chalet du parc le Rocher)

Pour les demandes occasionnelles ne nécessitant aucun encadrement (réunion spéciale, activité ponctuelle)

• Les demandes doivent être faites à l’intérieur de la session correspondant au calendrier annuel ;
• Remplir le formulaire « Demande de réservation – annexe 8 » et le faire parvenir au régisseur répondant. L’utilisation du courrier électronique est privilégiée, mais il est également possible de se présenter à la réception de la bibliothèque municipale, situé au 575 rue Principale aux heures d’ouverture ;
• Suite à la réception du formulaire dûment rempli, le régisseur répondant fera un suivi de la demande dans un délai maximum de dix (10) jours ouvrables ;
• L’organisme doit s’assurer de faire ses demandes au moins dix (10) jours ouvrables avant la date désirée.

 

SOUTIEN FINANCIER

• Les demandes d’assistance financière seront traitées par une éventuelle politique de soutien financier. Certains organismes feront l’objet d’un protocole d’entente avec le Service des loisirs détaillant l’aide financière accordée ;
• La reconnaissance d’un organisme ne vient pas garantir une assistance financière par la Ville ;
• Dorénavant, les demandes seront traités cas par cas ;
• Le formulaire de demande de support aux événements ou projets spéciaux est en « demande de support aux événements ou projets spéciaux – annexe 9 ».

 

Ligne directrice d'évaluation de l'attribution de soutien ou d'aide financière

À l’intérieur de leur réflexion, le Service des loisirs peut notamment considérer les éléments suivants :

• Situation financière de l’organisme
  
  Équilibre financier ;
  
  État du surplus ou déficit accumulé ;
  
  Coûts d’administration ;
• Effort d’autofinancement
  
  Réalisation d’activités de financement ;
• Autres dons
  
  Pourcentage des dons sur le revenu ;
• Rémunération
  
  Pourcentage de la rémunération sur les dépenses ;
  
  importance du bénévolat ;
• Cotisations des membres
  
  Si cette source de financement est applicable, pourcentage de la cotisation sur les revenus ;
• Pourcentage du nombre de résidants rejoints
  
  Le pourcentage de personnes rejointes par l’organisme ou l’activité ;
• *Autres éléments

*Enfin d’autres éléments peuvent être pris en considération :

• Il doit ressortir clairement de la situation financière observée que la subvention pour « événements ou projets spéciaux » contribuera à l’équilibre budgétaire de l’organisme ;
• Si un organisme laisse percevoir un surplus dans ces opérations budgétaires, ce surplus doit être destiné à des fins biens identifiées. Si cet usage est imprécis ou incompatible avec les buts et objectifs de l’organisme et de la Ville, aucune subvention ne pourra être accordée ;
• L`exemption de taxes foncières pour les organismes propriétaires ou locataires sera considérée dans l’évaluation du montant en soutien.

 

Le respect des normes décrites précédemment rend l’organisme admissible à l’étape suivante qui consiste à évaluer si une subvention peut lui être accordée. Ces normes ne garantissent pas qu’une subvention soit accordée. C’est l’analyse d’un certains nombres de facteurs qui conduira le conseil à décider de la pertinence d’accorder ou non un montant ou un service. Dans certains cas, bien que l’organisme se soit révélé admissible, il se peut que l’analyse de ces facteurs ne permette pas de conclure à la nécessité de verser une subvention.

Cette analyse permet au Service des loisirs d’examiner chaque demande de subvention ou de service et de déterminer son admissibilité et la pertinence d’attribuer le montant de la subvention ou du service.

Dans le cas où une subvention est accordée, en tout ou en partie, sous forme de service ou d’équipements fournis gratuitement par la Ville, une évaluation des coûts réels sera faite par le ou les directeurs des services concernés et jointe au dossier de l’organisme ou du regroupement pour l’étude des demandes de subventions ultérieures.

Outre le cadre formel de cette politique, le conseil municipal se réserve le droit d’apprécier certaines circonstances particulières lors de l’étude d’une demande de subvention (Ex. premier événement d’un organisme).

Les projets soumis sont étudiés par le Service des loisirs qui fera ses recommandations au conseil municipal. Les montants octroyés dans le cadre de ce programme ne sont pas renouvelables. La Ville dispose d`une enveloppe financière limitée annuellement et devra faire un choix parmi les projets présentés.

Les éléments suivants seront considérés :

• Le partenariat ;
• La concertation ;
• L’innovation ;
• L’engagement citoyen ;
• L’accessibilité ;
• La complémentarité ;
• La faisabilité ;
• La structure du projet ;
• La clientèle visée ;
• La durée des activités offertes ;
• Le nombre de participants ;
• Le ratio d’utilisateur des résidants de la Ville.

 

Divers

Considérant qu’il est important que la contribution de la Ville soit reconnue, les organismes devront soumettre les moyens qu’ils entendent utiliser afin de donner une visibilité à la Ville dans le cours de ses activités.

L’application de ces types de soutien demeure tributaire du budget dont dispose, à cette fin, la Ville de Saint-Amable.

 

Documents téléchargeables

Politique d'accréditation des organismes (PDF)

Annexe 1 - Formulaire de demande d'accréditation municipale

Annexe 2 - Consentement à des vérifications par les corps de police

Annexe 3 - Outils de communication pour les organismes accrédités

Annexe 4 - Inventaire des locaux et des terrains sportifs

Annexe 5 - Prêt d'équipements

Annexe 6 - Tableau synthèse du soutien offert

Annexe 7 - Règles à suivre pour l'utilisation des salles

Annexe 8 - Demande de réservation de salles ou terrains sportifs

Annexe 9 - Demande de support aux événements ou projets spéciaux