La Ville de Saint-Amable reconnaît l’apport important des organismes sans but lucratif, ainsi que celui des regroupements de milieu ayant une mission dans sa ville, et ce, dans le champ du loisir communautaire, social, culturel, patrimonial et sportif. Afin de pouvoir leur apporter une aide financière directe ou en mettant à leur disposition des ressources humaines ou matérielles qui se traduisent par des services ou une aide technique.
Cette politique a pour objectif d’établir les paramètres qui permettront d’analyser objectivement les demandes d’assistance des organismes sans but lucratif et regroupements du milieu reconnus par laVille. Elle permettra d’assurer l’équité dans l’attribution des ressources disponibles, en considérant les objectifs des intervenants du milieu et les objectifs de support de la Ville, selon les politiques municipales en vigueur. De plus, cette politique permettra aux intervenants de la Ville de connaître les buts, objectifs et mission des organismes du milieu.
La politique de reconnaissance et de soutien aux organismes et regroupements de milieu a pour but de reconnaître le travail fait par les bénévoles regroupés en comités ou organismes sans but lucratif, oeuvrant à améliorer la qualité de vie des citoyens de la Ville de Saint-Amable, et ce, en soutenant leurs actions. Celleci permettra d’intensifier le partenariat déjà existant entre eux et de redéfinir les conditions permettant de bénéficier du soutien municipal.
Considérant l’importance grandissante du nombre de demandes et l`impossibilité pour la Ville de répondre à tous les besoins, les ressources humaines, financières et matérielles étant limitées; les activités et les groupes qui offrent leurs services en priorité aux citoyens Amabliens, notamment ceux qui encouragent les activités adaptées à la famille, seront avantagés de même que les regroupements favorisant le bénévolat et le partenariat.
Le Service veille à maintenir une pratique de loisirs de qualité, et ce, par un encadrement humain et physique respectueux des règles et de l’art. Le service s’assure que les activités de loisirs se réalisent dans un cadre sécuritaire.
Politique d'accréditation des organismes (PDF)
Annexe 1 - Formulaire de demande d'accréditation municipale
Annexe 2 - Consentement à des vérifications par les corps de police
Annexe 3 - Outils de communication pour les organismes accrédités
Annexe 4 - Inventaire des locaux et des terrains sportifs
Annexe 6 - Tableau synthèse du soutien offert
Annexe 7 - Règles à suivre pour l'utilisation des salles
Annexe 8 - Demande de réservation de salles ou terrains sportifs
Annexe 9 - Demande de support aux événements ou projets spéciaux
Leurs rôles consistent principalement à l’organisation et à la réalisation d’activités, selon les buts et principes décrits dans leur charte, à l’intérieur de la communauté. Il est important de noter que chacun des organismes existants demeure, en tout temps, entièrement responsable des activités qu’ils organisent et réalisent.
DÉFINITION
Organisme à but non lucratif : Organisme sans but lucratif incorporé selon la loi sur les compagnies ( L.R.Q., chapitre C-38); ou Organisme enregistré sans but lucratif en vertu de la loi sur les clubs de récréation (L.R.Q., C-23).
Regroupement de milieu : Ensemble de citoyens de Saint-Amable pratiquant une activité commune sportive ou de loisir, sans caractère lucratif; ou Ensemble de citoyens de Saint-Amable mettant sur pied une activité, sans caractère lucratif, au bénéfice d’une clientèle cible, résidante de Saint-Amable. Ils prennent naissance selon les besoins ressentis par un groupe d’individus qui éprouvent un besoin commun. Qu’elles que soient les activités offertes, ils ont tous suivi un cheminement plus ou moins identique qui se décrit comme suit :
TYPES DE CLIENTÈLE
Les organismes de catégorie jeune offrent des activités s’adressant exclusivement à des personnes âgées de moins de 18 ans.
Les organismes de catégorie famille offrent des activités s’adressant à des personnes qui entretiennent entre elles une relation intergénérationnelle et un lien d’autorité parentale.
Les organismes de catégorie adulte offrent des activités s’adressant exclusivement à des personnes âgées de 18 ans et plus.
Les organismes de catégorie aîné offrent des activités s’adressant à des personnes de 55 ans et plus.
Les organismes de catégorie caritative offrent des services d’assistance et de secours aux plus démunis.
CATÉGORIES D'ORGANISMES
Les organismes culturels offrent des activités qui font appel aux capacités de création, de diffusion et de conservation des trois groupes de manifestation qu’est l’art, le langage et la technique. La culture comprend les arts visuels, les arts de la scène, le patrimoine, l’histoire, la muséologie, les métiers d’art, la littérature et les arts médiatiques.
Les organismes sportifs offrent une pratique d’activités physiques qui font appel à des aptitudes et habiletés physiques et techniques nécessitant un équipement et des installations spécifiques et qui s’exercent sous la forme de compétition organisée suivant des règles reconnues.
Les organismes communautaires récréatifs offrent une pratique d’activités de temps libre dans un but de divertissement, de détente, de plaisir et qui mettent en valeur la notion d’hédonisme.
Les organismes communautaires en matière de développement social regroupent l’ensemble des approches et des façons de faire qui permettent aux citoyens de participer activement à la vie en société en améliorant leurs conditions de vie et en souscrivant au développement du potentiel des individus et de la collectivité.
Les organismes mandataires sont des organismes qui par leur action offrent un service que le Service des loisirs tient de façon importante à voir être offert à ces citoyens. Ces organismes peuvent être mandatés pour offrir une programmation ou pour développer un champ d’activités. Le Service des loisirs entend donner prépondérance à ces organismes mandataires et précisera sa forme de soutien par un protocole d’entente signé par les deux parties. Il y référa toute personne souhaitant doubler leur action dans le milieu. Il s’engage également à ne pas soutenir leur action mais plutôt à favoriser leur concertation et/ou leur fusion avec l’organisme mandataire.
La reconnaissance d’un organisme par la Ville de Saint-Amable implique des obligations aux deux parties.
AU NIVEAU ADMINISTRATIF
- Détenir des règlements généraux à jour ;
- Détenir un bilan annuel des activités de l’organisme ;
- Détenir des États financiers selon les principes comptables généralement reconnus ;
- Être régi par un conseil d’administration ouvert à tous les membres - Assemblée générale (trois personnes minimum et les fonctions qui doivent être obligatoirement attribuées sont celles de président et de secrétaire) ;
- Il est fortement recommandé de détenir une assurance responsabilité civile ;
- Remplir le formulaire de « demande d’accréditation municipale – annexe 1 » ;
- Tous autres documents jugés pertinents.
*Le filtrage des employés et bénévoles consiste à la vérification du dossier judiciaire (casier, judiciaire, accusations, pardon, etc.) d’un bénévole/employé permettant à l’organisme d’identifier un danger potentiellement préjudiciable pour sa clientèle vulnérable lors du processus de sélection.
AU NIVEAU DE L'INTERVENTION
REGROUPEMENT DE MILIEU
Note : Pour les organismes requérant le statut de mandataire, l’ensemble de la procédure mènera à la signature d’un protocole d’entente négocié avec la direction du Service des loisirs récréatifs et communautaires inspiré des critères et exigences de la présente politique.
1. Compléter et acheminer le formulaire (Annexe 1). Lorsque l’organisme répond aux critères généraux de reconnaissance, elle doit compléter le formulaire de demande prévu à cet effet et le faire parvenir à la direction du Service des loisirs récréatifs et communautaires.
2. Étude de la demande. La direction du Service des loisirs récréatifs et communautaires procédera à l’étude du dossier de l’organisme.
3. Réponse de la demande. Après étude du dossier, la direction du Service des loisirs récréatifs et communautaires acheminera par écrit la réponse à l’organisme.
4. Durée de la reconnaissance. Le statut de reconnaissance demeure valide tant que les critères et les exigences sont satisfaits, de même que les mises à jour des dossiers de l’organisme.
Les organismes reconnus doivent se conformer à des exigences générales lors de l’octroi de leur statut de reconnaissance. Les organismes mandataires doivent se référer aux exigences détaillées dans le protocole d’entente.
EXIGENCES GÉNÉRALES
Ces différentes mesures de support sont disponibles selon une priorité établie à chacun des types de soutien et selon les ressources disponibles. Les délais de réponse des services offerts par le Service des loisirs dépendent de la disponibilité du personnel, du volume des demandes et du délai d’avis par le demandeur.
Le Service des loisirs fera tout en son pouvoir pour satisfaire le demandeur mais ne peut s’engager à garantir le service demandé dans les délais demandés. En cas d’incapacité pour le Service des loisirs d’offrir le service demandé ou de retard prévu, le demandeur sera avisé par le répondant du Service des loisirs.
SOUTIEN À LA PROMOTION
La Ville de Saint-Amable offre aux organismes et regroupements du territoire, la possibilité de promouvoir leurs services et activités offerts dans ses outils de communication. Pour bénéficier de la visibilité offerte par chacun des outils de communication, les organismes ou regroupements sont invités à suivre les procédures mentionnées au document « annexe 3 - outils de communication municipaux » et en accepter les conditions d’utilisation telles qu’établies par la Ville.
Il existe six types de ressources qui sont détaillées dans les points qui suivent à savoir :
Pour connaître les procédures de ce soutien, veuillez vous référer au document intitulé « annexe 3 - outils de communication municipaux ».
SOUTIEN PROFESSIONNEL
- Consultation et concertation ;
- Programmation ;
- Financement ;
- Communication, information, publicité et promotion ;
- Résolution de problèmes ;
- Formation ;
- Conception, planification et organisation d'activités et d'événements ;
- Administration et comptabilité ;
- Budget ;
- Aménagement d'infrastructure ;
- Vie démocratique des organismes à but non lucratif.
SOUTIEN TECHNIQUE
SOUTIEN PHYSIQUE
Conditions :
ORDRE DE PRIORITÉ
1) La Ville de Saint-Amable
2) Les organismes reconnus pour jeune, famille ou aîné
3) Les organismes reconnus caritative
4) Les organismes reconnus pour adulte ou regroupement de milieu
5) Les organismes à but non lucratif local
6) Les organismes à but non lucratif régional
7) Les organismes privés ou le citoyen (certaines restrictions s’appliquent)
PROCÉDURE DE RÉSERVATION (sauf Centre communautaire et Chalet du parc le Rocher)
Pour les activités régulières s’échelonnant sur plusieurs semaines (ateliers, rencontres régulières du CA, répétitions).
PROCÉDURE DE RÉSERVATION (sauf Centre communautaire et Chalet du parc le Rocher)
Pour les demandes occasionnelles ne nécessitant aucun encadrement (réunion spéciale, activité ponctuelle)
SOUTIEN FINANCIER
À l’intérieur de leur réflexion, le Service des loisirs peut notamment considérer les éléments suivants :
*Enfin d’autres éléments peuvent être pris en considération :
Le respect des normes décrites précédemment rend l’organisme admissible à l’étape suivante qui consiste à évaluer si une subvention peut lui être accordée. Ces normes ne garantissent pas qu’une subvention soit accordée. C’est l’analyse d’un certains nombres de facteurs qui conduira le conseil à décider de la pertinence d’accorder ou non un montant ou un service. Dans certains cas, bien que l’organisme se soit révélé admissible, il se peut que l’analyse de ces facteurs ne permette pas de conclure à la nécessité de verser une subvention.
Cette analyse permet au Service des loisirs d’examiner chaque demande de subvention ou de service et de déterminer son admissibilité et la pertinence d’attribuer le montant de la subvention ou du service.
Dans le cas où une subvention est accordée, en tout ou en partie, sous forme de service ou d’équipements fournis gratuitement par la Ville, une évaluation des coûts réels sera faite par le ou les directeurs des services concernés et jointe au dossier de l’organisme ou du regroupement pour l’étude des demandes de subventions ultérieures.
Outre le cadre formel de cette politique, le conseil municipal se réserve le droit d’apprécier certaines circonstances particulières lors de l’étude d’une demande de subvention (Ex. premier événement d’un organisme).
Les projets soumis sont étudiés par le Service des loisirs qui fera ses recommandations au conseil municipal. Les montants octroyés dans le cadre de ce programme ne sont pas renouvelables. La Ville dispose d`une enveloppe financière limitée annuellement et devra faire un choix parmi les projets présentés.
Les éléments suivants seront considérés :
Considérant qu’il est important que la contribution de la Ville soit reconnue, les organismes devront soumettre les moyens qu’ils entendent utiliser afin de donner une visibilité à la Ville dans le cours de ses activités.
L’application de ces types de soutien demeure tributaire du budget dont dispose, à cette fin, la Ville de Saint-Amable.
Politique d'accréditation des organismes (PDF)
Annexe 1 - Formulaire de demande d'accréditation municipale
Annexe 2 - Consentement à des vérifications par les corps de police
Annexe 3 - Outils de communication pour les organismes accrédités
Annexe 4 - Inventaire des locaux et des terrains sportifs
Annexe 6 - Tableau synthèse du soutien offert
Annexe 7 - Règles à suivre pour l'utilisation des salles
Annexe 8 - Demande de réservation de salles ou terrains sportifs
Annexe 9 - Demande de support aux événements ou projets spéciaux
SERVICE DES LOISIRS
Hôtel de ville - 575, rue Principale – Saint-Amable (Québec) J0L 1N0
infoloisirs@st-amable.qc.ca – 450 649-3555, poste 257